Welche Kassensysteme bis 2017 nachgebessert werden müssen

Lesen Sie im ersten Teil des Artikels, welche steuerlichen Veränderungen sich für Lieferservice-Unternehmen und Gastronomen mit Kassensystemen ergeben. Ohne neue Kasse droht Lieferdiensten eine leere Kasse. Denn die Kasse ist ein zentraler Punkt für die Einnahmen und das ist auch dem Finanzamt bewusst. Wer als Lieferdienst über kein oder ein veraltetes Kassensystem verfügt, der sollte schnell nachbessern. Hier finden Sie einen Überblick, welche Kassensysteme es gibt, wie diese nachgebessert werden sollten und welche steuerlichen Änderungen für 2019 geplant sind.

 

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Was gibt es für Kassensysteme?

Doch was gibt es eigentlich für Kassensysteme und wie müssen diese nach dem aktuellen Stand umgerüstet werden?

Eine Übersicht der Kassensysteme:

Die offene Ladenkasse

Dieses Kassensystem hat die Eigenschaft, dass es eine rein manuelle oder mechanische Einrichtung zur Geldaufbewahrung enthält – also eine Schublade mit Fächern oder eine Geldkassette. Das Finanzamt ermittelt die Tageseinnahmen anhand eines Kassenberichtes, da bei diesem System keinerlei Datenaufzeichnung stattfindet. Der Kassenbericht muss zehn Jahre aufbewahrt werden, wobei zur Ermittlung der Tagesendsummen auch eine Excel-Tabelle geführt werden kann. Insgesamt ist das System der offenen Ladenkasse aber sehr fehleranfällig und eignet sich – nicht nur aus Sicht des Finanzamtes – eher für überschaubare Geschäftsvorfälle.

Elektronische Registrierkassen mit Drucklaufwerken

Registrierkassen gibt es vor allem in zwei Varianten: Jene mit zwei oder einem Drucklaufwerk. Bei der Version mit einem Drucklaufwerk bekommt der Kunde einen Papierbeleg, den Kassenbon. Das Gegenstück dazu ist das Papierjournal bei der Variante mit einem Drucklaufwerk. Dieses wird elektronisch erstellt, und die Daten werden wegen der geringen Speicherkapazität nach Erstellung des Z-Bons – dem Tagesendsummenbon – gelöscht.

PC-Kassen

Mit einem Betriebssystem wie Windows oder Linux – und meistens mit Touchscreen – ausgestattet, zeichnet die PC-Kasse aus, dass sie die direkte Weiterverarbeitung der aufgezeichneten Daten in den betrieblichen Systemen der elektronischen Datenverarbeitung ermöglicht. Grundlage bildet hier eine spezielle Kassensoftware für den Kassenbetrieb. Bei der PC-Kasse unterscheidet man zwischen den „offenen“ und den „geschlossenen“ Systemen. „Geschlossene Systeme“ bilden eine Einheit, da sowohl Hard- als auch Software im Gesamtpaket eines Anbieters geliefert werden. Bei den „offenen Systemen“ werden meistens Hard- und Software separat bezogen. Ein Nachteil der geschlossenen Systeme ist natürlich, dass man von einem Anbieter abhängig ist und sein System nicht an andere betriebliche Systeme anknüpfen kann. Gleichzeitig sind diese Systeme aber auch meistens weniger Ausfallanfällig als allgemeine Betriebssysteme die beispielsweise mit Windows laufen.

Wie müssen diese Kassensysteme ab 2017 angepasst sein?

Die offene Ladenkasse

Da es sich hierbei nicht um ein elektronisches Kassensystem handelt, ist diese Kasse nicht von den neuen Vorgaben betroffen. Allerdings muss darauf geachtet werden, dass die Kasseneinnahmen zeitnah erfasst werden. Wenn der Kassenbericht über ein Buchhaltungsprogramm erstellt wird, ist darauf zu achten, dass der Kassenbericht in einem unveränderbaren Format wie z.B. in einer PDF-Datei gespeichert wird.

Elektronische Registrierkassen mit Drucklaufwerken

Wer dieses Kassensystem besitzt, sollte sich auf Änderungen einstellen und bereits jetzt über Anpassungen oder eine Neuanschaffung nachdenken. Denn viele dieser Kassen sind grundsätzlich nicht für tägliche Einzelaufzeichnungen geeignet.

Bei Kassen mit zwei Drucklaufwerken gibt es in den meisten Fällen keine Möglichkeit, die Daten für einen langfristen Zeitraum auf elektronische Weise zu speichern. Um auf der sicheren Seite zu sein, kommt man wohl nicht umhin, ein neues Kassensystem anzuschaffen.

Registerkassen mit einem Drucklaufwerk müssen für die Einzelaufzeichnung geeignet sein. Das kann zum Beispiel durch Nachrüstung gesehen, indem zum Beispiel ein externe Datenträger angeschlossen wird und ein dementsprechender Anschluss an der Kasse vorhanden ist. Alternativ kann auch der interne Speicher erweitert werden, wenn dies technisch machbar ist. Dabei muss aber beachtet werden, dass die gespeicherten Daten auch in ein Format konvertiert werden können, das vom Finanzamt beim Datenzugriff geprüft werden kann.

Achtung: Ist eine technische Aufrüstung der jeweiligen Kasse für Einzelaufzeichnungen tatsächlich machbar, hätte dieses Update schon nach dem 26.10.2010 umgesetzt werden müssen. Warum hat das Finanzamt das dann noch nicht gerügt? Weil die Finanzämter dieses Thema noch nicht flächendeckend überprüft haben. Das soll sich ab 2017 ändern.

PC-Kassen

Wer dieses Kassensystem besitzt, muss sich in der Regel keine Gedanken machen, da hier die Möglichkeit der elektronischen Einzelaufzeichnung meistens problemlos vonstattengeht. Sollte die PC-Kasse nur über geringen Speicher verfügen, kann dieser relativ unproblematisch nachgerüstet werden.

 

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Was muss ich jetzt tun? Wie sichere ich mich am besten für die Zukunft ab?

Prinzipiell gilt, dass jeder Lieferdienst- und Gastronomiebetreiber eine individuelle Bestandsaufnahme durchführen sollte. Man sollte sich eine Lösung überlegen, die den Anforderungen des Finanzamtes entspricht, aber auch die eigenen Finanzen nicht zu sehr belastet.

Besonders wichtig ist, in jedem Fall die Einzelaufzeichnungspflicht zu beachten und alle Prozesse lückenlos zu protokollieren, sodass auch die zehnjährige Aufbewahrungspflicht der Daten gewährt werden kann. Wer das bestehende Kassensystem nachbessern oder sich gleich eine neue Kasse anschaffen möchte, der sollte mit Kosten rechnen, die sich mindestens im dreistelligen Bereich befinden. Empfehlenswert ist selbstverständlich der Wechsel auf ein PC-Kassensystem, weil hier eine direkte Übertragung in die elektronische Buchführung erfolgen kann. Allerdings sind hier oftmals Kosten im unteren vierstelligen Bereich anzusetzen. Außerdem kommen im Laufe der Zeit noch Kosten für Software-Updates und Aktualisierungen hinzu. Dafür sind die Systeme auch flexibel erweiterbar und an alle aktuellen und zukünftigen Anforderungen des Lieferservicebetriebes oder Gastronomieunternehmens anpassbar. Auch ORDERU – das Shopsystem – ist so universell entwickelt, dass es direkt an jedes Kassensystem mit Online-Schnittstelle angeschlossen werden kann – und  dazu gehören selbstverständlich alle PC-Kassensysteme.

Für alle Systeme mit elektronischer Registrierkasse spricht natürlich auf den ersten Blick, der relativ günstige Anschaffungspreis. Auch die Aufrüstungskosten halten sich in der Regel in Grenzen. Allerdings müssen alle Auswertungen und Rechnungen separat erstellt werden und sind schwierig für Einzelaufzeichnungen.

Zu kurz gedacht sind deshalb sicherlich Lösungen, die allein wegen der billigeren Kosten nur eine kurzfristige Lösung des Problems ergeben. Denn das könnte sich ab 2019 rächen.

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Was ändert sich ab 2019?

Aktuell liegt ein Gesetzesentwurf vor, der den Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen verhindern soll. Mit diesem Entwurf soll vor allem die Verpflichtung zur Einzelaufzeichnung gesetzlich festgeschrieben und ausgedehnt werden. Alle elektronischen Aufzeichnungen sollen dann vollständig erhalten bleiben und elektronische Aufzeichnungssysteme sollen durch zertifizierte technische Sicherheitseinstellungen geschützt werden.

Insbesondere soll auch eine Kassennachschau eingeführt werden. Das bedeutet, dass das Finanzamt unangekündigt die Ordnungsmäßigkeit des Kassensystems prüfen kann. Das kann schwere Folgen für Betroffene nach sich ziehen: Verstöße gegen die ordnungsgemäße Nutzung der Kassensysteme sollen als Steuerordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße von bis zu 25.000 € geahndet werden können. Zudem soll eine Schätzung der Besteuerungsunterlagen durch das Finanzamt möglich sein.

Nach der derzeitigen Lage, sollen die neuen Regelungen zum 01.01.2019 in Kraft treten. Allerdings kann sich dieser Entwurf möglicherweise noch ändern.

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